Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Silmäsäätiö sr (”Silmäsäätiö”)
Y-tunnus: 1088213-1
Postiosoite: Salomonkatu 17 A, 5.krs., 00100 Helsinki

2. Rekisterin nimi

Silmäsäätiön apurahajärjestelmä (”Apurahajärjestelmä”)

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Säätiön asiamies Roy Siljamäki
Sähköpostiosoite asiamies@silmasaatio.fi.
Puhelinnumero: 040 770 3337

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksena on apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittely ja niiden tilastollinen seuranta, yhteydenpito hakijoihin sekä sähköisen palvelun toiminnan seuranta ja kehittäminen.

Henkilötietojesi käsittelyperusteena on Silmäsäätiön oikeutettu etu, joka perustuu Silmäsäätiön ja rekisteröidyn väliseen asialliseen yhteyteen hakiessasi Silmäsäätiöltä apurahaa tai ollessasi hakijan suosittelija.

5. Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Apurahajärjestelmään kerätyt henkilötiedot ovat pääasiassa hakijan apurahahakemuksen kautta Silmäsäätiölle antamia tietoja. Lisäksi joitakin tietoja kerätään hakijoiden suosittelijoilta.

Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.

Apurahajärjestelmään tallennetaan seuraavia tietoja:

• annetut perustiedot hakijasta (kuten nimi, yhteystiedot, oppiarvo ja toimi/opiskelupaikka),
• tiedot tutkimussuunnitelmasta (kuten tutkimuksen aihe),
• työryhmän jäsenet ja suosittelijat,
• kustannusarviota koskevat tiedot (kuten tieteelliset apulaiset, palkat ja menot),
• aikaisemmat apurahat kolmelta viimeiseltä vuodelta,
• muissa säätiöissä hakemuksen jättämishetkellä käsiteltävänä olevat apurahahakemukset,
• myönnettyjen apurahojen saajien henkilötunnus ja pankkiyhteys,
• apurahan maksatukseen, tutkimuksen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot,
• tiedot hakijan toimista apurahajärjestelmässä,
• verkkokäyttäytymiseen ja Apurajajärjestelmän käyttöön liittyviä tietoja (kuten rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja palvelun käytön seurannasta kerättävät tiedot,esimerkiksi evästetietojen avulla)
• käytettyä laitetta ja yhteyttä koskeva tieto (kuten IP-osoite, selaintieto sekä käyttöjärjestelmätieto)
• tiedot hakijan ja rekisterinpitäjän välisestä järjestelmän sisäisestä viestinnästä, sekä
• muut tarpeelliset apurahahakemuksessa annettavat ja hakemuksen käsittelyn aikana kerättävät tiedot.

 

6. Evästeet

Silmäsäätiö käyttää evästeitä tai muuta Apurahajärjestelmän käyttöä kuvaavien tietojen tallentamiseen johtavaa teknologiaa parantaakseen palveluidensa käytettävyyttä ja hakijoiden ja muiden käyttäjien käyttökokemusta. Silmäsäätiö käyttää sekä pysyviä evästeitä että istuntokohtaisia evästeitä, jotka häviävät, kun selain suljetaan.
 
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka mahdollistavat laitteen tunnistamisen. Evästeiden avulla voidaan kerätä tietoa esimerkiksi apurahajärjestelmän käytöstä, käytetystä laitteesta, IP-osoitteesta, käyttöjärjestelmästä sekä selaintyypistä.
 
Mikäli verkkosivujen käyttäjä ei halua vastaanottaa evästeitä selatessaan Silmäsäätiön verkkosivustoa, selainasetuksia voi muuttaa siten,että käyttäjä saa ilmoituksen, kun evästeitä lähetetään tämän laitteelle. Verkkosivujen käyttäjä voi lisäksi rajoittaa evästeiden käyttöä tai estää evästeet kokonaan muuttamalla käyttämänsä verkkoselaimen asetuksia. Mikäli evästeiden käyttö estetään, on mahdollista, että käyttäjä ei pysty tällöin täysin käyttämään Apurahajärjestelmää tai sen ominaisuuksia.  On myös mahdollista, että käyttäjän ei pääse tällöin lainkaan verkkosivustolle.
 

7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Silmäsäätiö voi siirtää henkilötietoja sen toimeksiannosta tietoja käsitteleville palveluntarjoajille. Apurahajärjestelmän operoijana henkilötietoja käsittelevät Aspicore Oy:n työntekijät säätiön lukuun ja säätiön kanssa solmitun palvelusopimuksen mukaisesti. Henkilötietoja käsittelevät apurahojen maksatuksen osalta esimerkiksi säätiön nimeämät Tiliaktiivan työntekijät ja säätiön nimeämät tilintarkastajat. Tietoja siirretään Aspicore Oy:lle vain siinä laajuudessa, kun se on tarpeellista.

Silmäsäätiö ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja ulkopuolisille ilman, että rekisteröity on hyväksynyt tietojensa luovutuksen. Tietyissä tilanteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille myös ilman suostumustasi esimerkiksi mikäli laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoa. Esimerkiksi tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle maatalousyrittäjän eläkelain mukaisesti. Lisäksi Silmäsäätiö voi pyynnöstä luovuttaa myönnetyistä apurahoista tietoja toiselle apurahojen myöntäjälle, jos hakija on ilmoittanut hakemuksessaan hakeneensa apurahaa myös pyynnön esittäneeltä apurahojen myöntäjältä.

Ottamalla vastaan sinulle myönnetyn apurahan hyväksyt, että nimesi, sinulle myönnetyn apurahan määrä sekä tutkimuksesi tutkimusaihe julkaistaan verkkosivuillamme ja toimintakertomuksessamme.

Säätiö ei luovuta tai siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle kolmansille osapuolille.

8. Rekisterin suojaus

Säätiö noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa sekä tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta, ja pyrkii kaikin kohtuullisin tavoin varmistamaan, ettei sinun yksityisyydensuojaasi loukata missään henkilötietojen käsittelyn vaiheessa.

Säätiö ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat mahdolliset palveluntarjoajat toteuttavat tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Rekisterinpitäjä määrittää käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

9. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tietoja päivitetään ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisin väliajoin. Tarkastuksen yhteydessä kaikki käyttämättömät ja vanhentuneet tiedot poistetaan. Tietoja poistetaan myös, mikäli pyydät tietojen poistamista ja sinulla on tähän tietosuojalainsäädäntöön perustuva oikeus.

Tietojen säilytysajat voivat vaihdella tietoryhmittäin. Esimerkiksi tiedot myönnetyistä apurahamääristä, tutkimusaiheista ja apurahan saajan nimitiedot säilytetään tilastointitarkoituksessa muita tietoja kauemmin, kun taas järjestelmän käyttäjätunnukset säilytetään lähtökohtaisesti hakemusten käsittelyn ajan.

Rekisterinpitäjällä voi myös olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja, mistä johtuen tarkat poistoajat ja poistamiskäytännöt vaihtelevat. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot pyritään kuitenkin aina poistamaan ilman aiheetonta viivytystä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut sinua koskevat henkilötiedot ja oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Sinulla voi myös tietyissä tilanteissa olla oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tai pyytää tietojesi poistamista rekisteristä, niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle tai käsittelyn rajoittamista.

Säätiö poistaa, oikaisee tai täydentää rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen hakemuksen liitteineen ja henkilötiedon omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Apurahan hakijalla on oikeus korjata itseään koskevat virheelliset tiedot. Apurahan hakija pääsee kirjautumaan järjestelmään ja näkemään kaikki antamansa rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun. Hän voi siirtää hakemuslomakkeen tiedot järjestelmästä sähköisessä pdf-muodossa itselleen. Yhteystiedot pääsee näkemään ja muuttamaan kohdasta Asetukset > Henkilötiedot.

Apurahan hakijalla on oikeus peruuttaa hakemus, jolloin hakemusta ei arvioida. Mikäli hakemuksesta on jo tehty päätös, tiedot apurahan maksatuksesta kuitenkin säilytetään tarpeellisen ajan huomioon ottaen viranomaisilmoitukset ja tilintarkastukset.

11. Lisätietoja

Jos sinulla on henkilötietojesi käsittelyä koskeva pyyntö tai kysymys, ne voi osoittaa säätiön asiamiehelle järjestelmän sisäisellä viestillä tai lähettämällä Silmäsäätiölle pyynnön sähköpostitse osoitteeseen silmasaatio@silmasaatio.fi.

Silmäsäätiö pyrkii aina ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet suoraan kanssasi. Sinulla on kuitenkin oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.